Bật mí 7 mẹo hữu ích để chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
Lựa chọn địa điểm tổ chức là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức hội thảo. Tuy nhiên có được địa điểm phù hợp không phải là một công việc dễ dàng vì người tổ chức cần quan tâm đến rất nhiều vấn đề. Bài viết sau sẽ giúp bạn dễ dàng và thuận lợi hơn trong việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM.
1. 7 mẹo hữu ích khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
1.1. Xác định đối tượng mục tiêu và danh sách khách mời
Trước khi bắt đầu vào việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, bạn cần biết ai sẽ là người tham dự hội thảo cũng như số lượng khách mời. Điều này là cực kỳ cần thiết để đảm bảo rằng địa điểm sẽ phù hợp với đối tượng tham gia cũng như có đủ sức chứa khách mời. Trong trường hợp địa điểm của bạn quá lớn cho hội thảo, bạn có thể sử dụng những cách phân vùng để tái tạo kích thước cho không gian.
1.2. Hiểu rõ người tham dự hội thảo
Khán giả tham gia hội thảo là đối tượng mục tiêu chính mà người tổ chức hội thảo cần quan tâm. Chính vì vậy, những đặc điểm về nhân khẩu học sẽ góp phần giúp công việc lựa chọn địa điểm tổ chức thuận lợi hơn. Những thông tin như thu nhập trung bình, sở thích, thói quen,…sẽ là cơ sở để bạn hiểu hơn về đối tượng mục tiêu của mình. Địa điểm tổ chức cần phản ánh thị hiếu và nhu cầu của người tham dự, giúp họ thoải mái và hài lòng nhất.
1.3. Vị trí địa điểm tổ chức hội thảo thuận lợi
Một lưu ý quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM đó là vị trí địa điểm phải thuận tiện cho người tham dự và khách mời. Bạn nên tổ chức hội thảo ở những vị trí trung tâm thuận tiện cho việc di chuyển. Hoặc bạn cũng có thể lựa chọn địa điểm ở những nơi tập trung số lượng người tham dự đông nhất. Điều này không chỉ đảm bảo sự an toàn, thuận lợi cho người tham dự mà còn phần nào tiết kiệm chi phí vận chuyển trong khi tổ chức hội thảo.
1.4. Lưu ý đến thời tiết
Để chuẩn bị chu đáo hơn, ban tổ chức cũng nên quan sát thời tiết cho phù hợp với hình thức sự kiện, đặc biệt nếu đó là tiệc ngoài trời. Các trung tâm hội nghị thường xuyên cung cấp dịch vụ tiệc ngoài, tiệc Rooftop để khách hàng đổi mới phong cách sự kiện. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng sự kiện ngoài trời được trang bị mái che hoặc có trần linh hoạt đóng mở để đảm bảo không gian mở thoáng đãng.
1.5. Kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng của địa điểm
Trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận về chất lượng của địa điểm đấy. Một số công việc bạn có thể thực hiện như sau:
Quan sát địa điểm và kiểm tra các vấn đề như âm thanh, trang trí thiết kế phía ngoài địa điểm, lối thoát hiểm, bãi đỗ xe hay khu vực đón trả khách cho xe taxi..
Trò chuyện cùng nhân viên để hiểu về trình độ chuyên môn và thái độ làm việc. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tìm hiểu được về quy trình làm việc của nhân viên tại đây.
Yêu cầu nơi cho thuê địa điểm liệt kê các sự kiện họ đã từng tổ chức, xem ảnh của các sự kiện cũng như tìm thông tin về những sự kiện đó để đánh giá đúng nhất về địa điểm tổ chức.
1.6. Các dịch vụ bổ sung
Một điều khá quan trọng khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo đó là những dịch vụ bổ sung mà họ cung cấp. Một số dịch vụ bạn có thể cân nhắc như sau:
Thiết kế, bài trí
Địa điểm tổ chức sự kiện có kiêm luôn việc thiết kế và bài trí, sắp xếp không gian cho buổi hội thảo hay không?
Bãi đỗ xe
Địa điểm có bãi đỗ xe riêng hoặc bãi đỗ xe gần đó hay không?
An ninh
Để công tác chuẩn bị được chi tiết và cẩn thận nhất, tìm hiểu về hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy và đội ngũ bảo vệ của đơn vị địa điểm chính là hạng mục quan trọng đối với ban tổ chức chuyên nghiệp.
Dịch vụ khác
Các địa điểm hiện đại tổ chức sự kiện thường cung cấp dịch vụ bổ sung như tiệc nhẹ tea-break, finger food, dịch vụ đậu xe valet parking hoặc cho thuê MC sự kiện...
1.7. Chi phí thuê địa điểm
Khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, bạn cần yêu cầu bảng báo giá chi tiết từ nơi cung cấp địa điểm. Dựa trên bảng báo giá, bạn cần xác định:
- Chi phí tổ chức hội thảo trước và sau thuế?
- Các khoản bao gồm trong chi phí thuê địa điểm: bàn, ghế, an ninh, bãi đỗ xe,..
- Các khoản không bao gồm trong chi phí thuê địa điểm
- Chi phí thực đơn, các gói ưu đãi cho mỗi khách là bao nhiêu?
- Hình thức thanh toán, cọc và xuất hóa đơn công ty.
2. Capella - địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM chất lượng
Nếu bạn vẫn chưa quyết định được địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, Capella Gallery Hall là một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn. Đây là một trung tâm hội nghị, sự kiện, yến tiệc sang trọng bậc nhất Sài Gòn với diện tích sử dụng lên đến 5000m2. Capella Gallery Hall tọa lạc tại đường 3/2 quận 10 – nơi kết nối các quận sầm uất nhất TP. Hồ Chí Minh, do đó bạn sẽ hoàn toàn yên tâm về sự thuận tiện của địa điểm này.
Bên cạnh đó, Capella Gallery Hall có lối kiến trúc đương đại giao thoa phong cách kiến trúc Đông Tây, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Nội thất hiện đại cùng thiết bị tiên tiến sẽ đưa đến cho hội nghị của bạn trở nên đẳng cấp và tầm cỡ hơn. Đặc biệt, các chuyên gia tổ chức hội nghị của Capella Gallery Hall sẽ hỗ trợ bạn hiện thực hóa một cách tối ưu những yêu cầu khắt khe nhất, đảm bảo sự thành công cho sự kiện.
Ảnh: https://drive.google.com/open?id=15MVvjEB9PwKKNAZBS6FeSVJGPLIzH076
Capella Gallery Hall, số 24, Đường 3/2 Quận 10, TP.HCM Hotline
Đặt tiệc hội nghị: 0971 04 77 88
Email: contact@capellagallery.com
Bài viết đã đưa đến cho những người tổ chức hội thảo những mẹo hữu ích khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tổ chức được hội thảo thành công và thuận lợi nhất.
Post a Comment