Cần lên kịch bản khi tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là cơ hội để doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu, xây dựng và vun đắp mối quan hệ bền vững với khách hàng của mình. Để một buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ ắt không thể thiếu kịch bản chất lượng.

Tầm quan trọng của hội nghị khách hàng

Khách hàng là một phần không thể thiếu trong suốt quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Tổ chức hội nghị khách hàng không chỉ củng cố niềm tin, lòng trung thành của khách hàng quen thuộc mà còn mở ra cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Một hội nghị thành công chính là lời khẳng định cho tầm vóc, đẳng cấp của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp ích cho truyền thông, đưa thương hiệu đến gần với khách hàng mà còn gián tiếp tăng cường lợi nhuận cho các hoạt động kinh doanh.

Tất cả những điều này thúc đẩy doanh nghiệp phải tổ chức hội nghị sự kiện, tri ân khách mời một cách chuyên nghiệp, sáng tạo và phải để lại ấn tượng cho các vị khách tham dự.

Hội nghị khách hàng chính là dịp gắn kết quan trọng cho những mối quan hệ

Cách lên kịch bản khi tổ chức hội nghị khách hàng

Mục đích của hội nghị

Trước khi lên kịch bản tổ chức hội nghị sự kiện thì điều tiên quyết là xác định mục đích hội nghị. Đây chính là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tốt và hiệu quả nhất

Hầu hết các buổi tri ân, hội nghị đều có mục đích chung là gửi lời tri ân sâu sắc tới khách hàng, đối tác. Một số doanh nghiệp cũng tận dụng cơ hội này truyền thông, quảng bá thương hiệu, đặc biệt là các sản phẩm, thương hiệu mới tới khách hàng tiềm năng.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Đây là bước tiếp theo cần làm sau khi đã xác định mục đích buổi hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức hội nghị khách hàng tại các trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc tổ chức ngoài trời.

Dù chọn địa điểm như thế nào thì có một điều quan trọng là vị trí phải thuận tiện cho khách mời. Chắc chắn các vị khách sẽ không thể hài lòng nếu không thể tìm được địa chỉ chính xác hoặc giao thông tắc nghẽn liên tục khi đến dự sự kiện.

Một lời khuyên nhỏ là các doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện vào buổi chiều những ngày cuối tuần. Đây được xem như là “giờ vàng” thu hút được nhiều người tham gia. Doanh nghiệp đừng quên chú ý yếu tố thời tiết. Nếu trong mùa mưa và thời tiết thường đổ mưa vào buổi chiều thì hiển nhiên tổ chức hội nghị vào một sáng cuối tuần mới là lựa chọn tốt nhất.

Địa điểm tổ chức góp phần lớn cho thành công của sự kiện

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng tham khảo

Sau khi xác định mục đích, địa điểm tổ chức thì đây là lúc lên kịch bản. Thông thường, một hội nghị tri ân khách hàng sẽ gồm hai phần chính là lễ và hội.

Phần lễ thường diễn ra khá nhanh, từ 45 – 60 phút tùy sự kiện. Trong đó, có các bước thực hiện sau:

Tiếp đón khách mời: Lễ tân phải tươm tất, đón khách từ cổng vào và hướng dẫn check-in và dẫn đến backdrop chụp ảnh, khu vực tiệc nhẹ (nếu có)

Cần lên sơ đồ vị trí từ trước, lễ tân chỉ cần dẫn khách đến đúng vị trí

Các tiết mục biểu diễn nghệ thuật

MC tuyên bố lý do hội nghị, giới thiệu các vị đại biểu tham dự

Có thể trình chiếu video clip ghi lại quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các cột mốc, các thành tựu nổi bật

MC mời đại diện doanh nghiệp lên phát biểu

Đại diện công ty thưc hiện nghi thức khai tiệc

Phần hội chương trình tổ chức hội nghị khách hàng thường kéo dài từ 90 – 120 phút sau khi đã xong phần tiệc (hoặc thực hiện xen kẽ). Trong đó thường bao gồm:

1. Chương trình biểu diễn văn nghệ hấp dẫn

2. Mini game khuấy động không khí

3. Chương trình quay số may mắn với các phần quà hấp dẫn (thường là sản phẩm của doanh nghiệp)

4. Tặng quà và chụp ảnh kỷ niệm

5. Cảm ơn và tiễn các vị khách ra về

Kịch bản nghe qua có vẻ rất đơn giản nhưng để tổ chức hội nghị khách hàng thành công doanh nghiệp cần đầu tư không ít. Trong đó, một kịch bản tốt và địa điểm sang trọng, đẳng cấp chính là yếu tố then chốt. Capella Gallery Hall với không gian đẳng cấp, phục vụ chuyên nghiệp và nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn chính là lựa chọn hàng đầu cho hội nghị quan trọng của doanh nghiệp.